Порядок получения сведений из нотариального архива

1. Настоящий Порядок получения сведений из нотариального архива Сахалинской областной нотариальной палаты (далее – Порядок) регулирует получение сведений заинтересованными лицами, указанными в статьях 5 и 52 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее – Основы) и на получение в соответствии со статьей 15 Основ сведений нотариусами не распространяются.
Лицам, указанным в статьях 5 и 52 Основ, нотариальным архивом (далее – Архив) выдаются (представляются):
- сведения о наличии (отсутствии) в Архиве запрашиваемой информации (документов);
- архивная справка, содержащая запрашиваемую информацию, с указанием архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная копия нотариального документа;
- архивная выписка из архивных документов.
2. Копия нотариального документа, выданная из Архива, приравнивается к дубликату нотариального документа.
3. Документы и сведения выдаются (предоставляются) Архивом на основании письменного запроса (Приложение № 1, Приложение № 2).
4. Оплата, взимаемая за выдачу архивных справок и архивных копий нотариальных документов, в том числе в электронной форме, производится безналично в течение трех рабочих дней, путём перечисления по реквизитам банковского счета Сахалинской областной нотариальной палаты (далее - Палата). Сведения о реквизитах для перечисления оплаты предоставляются заинтересованному лицу при подаче соответствующего запроса о получении документов.
За выдачу копии нотариального документа, архивной справки из Архива взимается плата, размер которой ежегодно устанавливается Палатой и не может превышать следующие размеры:
- на бумажном носителе - 10 процентов от размера регионального тарифа, установленного в соответствии со статьей 25 Основ, предусмотренного за выдачу дубликатов нотариальных документов нотариусом;
- в электронной форме - 5 процентов от размера регионального тарифа, установленного в соответствии со статьей 25 Основ, предусмотренного за выдачу дубликатов нотариальных документов нотариусом.
5. Сведения о наличии (отсутствии) в Архиве запрашиваемой информации (документов), предоставляются на безвозмездной основе.
6. Запросы органов государственной власти и органов местного самоуправления, указанных в части четвертой статьи 5 Основ, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, исполняются на безвозмездной основе.
В соответствии с статьей 5 Основ в запросе о предоставлении сведений об умерших правообладателях ранее учтенных объектов недвижимости должна быть указана следующая информация: номер наследственного дела, фамилия, имя и отчество (при наличии) наследодателя, дата его смерти, место открытия наследства, сведения об объекте недвижимости.
7. Срок исполнения запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления и нотариусов составляет не более 5 рабочих дней со дня получения запроса.
8. Срок исполнения запроса о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве сведений, запрашиваемой информации (документов) составляет не более 5 рабочих дней со дня получения запроса.
9. Срок на поиск документа и подготовку его копии, выдачи архивной справки, архивной копии, архивной выписки составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги Архива.
В случае непоступления денежных средств на счет Палаты, запрашиваемые документы не предоставляются, о чем извещается заявитель.
10. В отдельных случаях, при затрудненном поиске в отсутствие точных данных, срок исполнения составляет не более 30 календарных дней.
Сроки исчисляются со дня, следующего за днём поступления заявления или запроса. При этом, в случаях, указанных в п. 9 Порядка, срок исчисляется от того из событий, которое произойдет позднее.
11. Сведения о наличии (отсутствии) в Архиве запрашиваемой информации (документов), архивная справка, архивная копия нотариального документа, архивная выписка выдаются заявителям (лицам, обращавшимся за совершением этого нотариального действия самостоятельно или через представителя), если иное не предусмотрено Основами, в соответствии с письменным запросом по форме Приложения № 1 для физических лиц или их представителей, по форме Приложения № 2 для представителей юридических лиц, правопреемника на основании письменного распоряжения уполномоченного сотрудника Архива.
12. Подать письменный запрос установленной формы возможно:
- при личном обращении в Архив, расположенный по адресу: г. Южно-Сахалинск, пр. Победы, д.9 «б» в установленные часы работы Палаты;
- посредством электронной почты, с приложением документов, подписанных УКЭП заявителя, необходимых для установления его личности и (если применимо) полномочий заявителя либо его представителя. Способом получения заявителем документов является адрес электронной почты, указанный в заявлении.
В случае отсутствия у заявителя УКЭП, документы, подтверждающие личность заявителя или его представителя, удостоверенные в нотариальном порядке, направляются в Архив на бумажном носителе, в таком случае документы отправляются на указанный в заявлении почтовый адрес;
- через любого нотариуса Сахалинской области в случае необходимости возобновления наследственного дела. Заявление по форме Приложения № 2 предоставляется в простой письменной форме нотариусу заявителем лично с последующей досылкой его в адрес Палаты почтовым отправлением.
Нотариус, установив личность заявителя, совершает нотариальное действие по удостоверению подлинности подписи заявителя.
13. Архивная справка оформляется на бланке нотариальной палаты с обозначением названия "Архивная справка", подписывается уполномоченным сотрудником Архива и заверяется печатью Архива. Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа в формате pdf, подписывается УКЭП указанного лица.
14. В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности в названии, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("так в документе", "так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии. В архивной справке должно быть указано, в каком номенклатурном деле хранится документ, являющийся основанием для ее составления, или какое номенклатурное дело является основанием для ее составления.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью Архива.
15. Архивная копия, воспроизводящая архивный документ, изготовляется на бумажном носителе либо в электронной форме. Архивная копия на бумажном носителе заверяется уполномоченным сотрудником Архива и печатью Архива. Архивная копия, подготовленная в форме электронного документа в формате pdf, подписывается УКЭП указанного лица.
16. Архивная выписка из архивного документа оформляется на бланке нотариальной палаты с обозначением названия "Архивная выписка", подписывается уполномоченным сотрудником Архива и заверяется печатью Архива. Архивная выписка, подготовленная в форме электронного документа в формате pdf, подписывается УКЭП указанного лица.
17. Ответы на запросы в форме документа на бумажном носителе направляются (представляются) уполномоченным сотрудником Архива способом, указанным заявителем в запросе. При этом, почтовое сообщение направляется заказным письмом без уведомления.
Архивная справка, архивная копия, архивная выписка в электронной форме подготовленные в соответствии с настоящим Порядком, направляются (предоставляются) заявителю по указанному им адресу электронной почты.
18. Не выдаются из Архива сведения и копии документов в случае, если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия, в том числе выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.